A. 电子档案管理系统的系统功能

集中存储：为企事业单位搭建海量文档集中存储的平台，实现统一的文档共享。
目录结构：支持树形目录结构，可无限创建文件夹和子文件夹结构。可自定义目录排序。组织内部所有成员可轻松的实现文件的安全共享与查看。
文档排序：支持根据文档的标题、大小、日期、上传人等属性进行排序。
显示模式：支持目录以列表模式或缩略图模式显示。
全文搜索：E6全文搜索及高级搜索引擎帮您快速从海量资料中精准查找所需文件。
文档编辑器：可直接在系统浏览器中创建、阅读和编辑Office文件，无须改变现有的任何操作习惯，无需下载或安装软件。
多文件上传：E6支持文件的批量上传及压缩包导入，实现文档资料的快速轻松存储管理，支持Office文档、PDF、图像、音视频和图纸等各类型文件。
版本管理：E6强大的版本管理功能，文档关联多版本，避免错误版本的使用，同时支持历史版本的查看、回退与下载。
自动编号：系统提供25种变量，可自由组合设计编号规则。配合规则进行条件匹配可实现灵活的编号效果。
文档审计：文档审计信息描述了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况。
Office集成：E6与Office无缝集成，可直接在系统中新建、阅读、编辑各类Office文件，包括Word、Excel、PowerPoint、WPS、Visio等格式。
摘要及缩略图：系统会自动为上传的Office文档、txt、pdf等类型文件生成摘要；系统支持为图片、音频、视频类文件增加摘要及缩略图，便于预览查看。摘要及缩略图功能简化了操作，用户无需逐个打开文档即可快速预览文档内容。
锁定保护：E6除了提供权限控制保护外，还提供锁定保护机制，文档作者和管理权用户可将文档锁定，确保文档不被随意修改。当文档需要修改或删除时，可以解锁，保证文档的正常操作。
文档链接：支持将文档发送至常用文档，用户无需每次在打开各个目录中查找； 支持将文档发送至目录，方便其他部门查阅；支持将文档发送至指定用户从而协同完成工作； E6与电子邮件集成，支持直接将文档发送至Email，无需登录邮箱及手动上传附件，操作简便、非常实用。
关联文档：文档新建或上传后，系统会自动或手动为文件生成唯一编号，支持文档的批量关联。E6支持通过文件唯一编号，实现文档与相关文档、图纸、图片及其它格式附件进行关联，点击链接即可一键快速查看。系统会自动为上传的Office文档、txt、pdf等类型文件生成摘要；系统支持为图片、音、视频类文件增加摘要及缩略图，便于预览查看。摘要及缩略图功能简化了操作，用户无需逐个打开文档即可快速预览文档内容。
规则应用：系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作。规则两个主要功能：一是将文档自动归档到规则指定的目录下，实现规范化管理；二是：文档自动发起审批进入流程，实现文档审批自动化。
权限管理：提供权限控制机制，可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作，实现文档安全共享。
存储加密：文件采用加密存储，防止文件扩散，全面保证企业级数据的安全性和可靠性。
模板管理：支持在系统中创建大量Office模板文件，授权给用户使用。用户在新建文档时，可调用授权的模板。系统自动统一规则命名文档，实现文件名标准化管理。
文档借阅：E6支持将公共文档和个人文档进行借阅管理，借出过程中可控制用户访问权限。被借阅用户会收到系统发送的即时消息通知。系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理。
多媒体查看器：E6除了管理文档外，还支持多媒体数字资产的存储及管理。您可以直接在系统中预览图片、播放视频、音频。支持的格式包含：gif、jpg、png、 bmp、psd 、ai 、tif 、mp3、wav、wma、flv、mpg、 avi 、wmv、mp4等。
CAD图纸管理：E6为了满足工程建筑、房地产等行业的需求，支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多种文件格式的在线预览及管理，减少等待预览及审核图纸的时间。
纸质文档电子化管理：E6除了可以管理电子文档、多媒体文件、CAD图纸外，还支持纸质文档电子化管理。通过扫描仪将纸质文档转化为电子的图片或者PDF存储至系统。
Office无缝集成：E6与Office无缝集成，系统操作与本地操作无异，无需改变任何习惯，即可快速上手熟练使用系统，可多人协同编辑文档，多版本管理，提高工作效率。
扫描仪集成：与扫描仪紧密集成，通过扫描仪将纸质资料转化为电子的图片或PDF文件存储。减少通过文件柜或抽屉查找纸质文档所花费的时间，降低纸质文档可能被损坏、丢失的风险或正在被另一用户使用而重复复印造成大量纸质成本的浪费。

B. 数字档案馆的元果数字档案管理系统

优势之一：采集自动化
统一接口归档平台：通过统一接口归档平台，接收来自各个业务系统的数据，通用、安全保障业务系统数据，自动归档到数字档案馆中。
自动化归档接口：利用ERP数据自动归档接口、OA数据自动归档接口、MES数据自动归档接口、PDM数据自动归档接口、移动载体联机归档接口、多媒体联机归档接口自动、定时增量抽取企业ERP、OA、MES、PDM等业务系统的数据到中间服务器，在中间服务器审核、检验、原文批量封装等，无误后，目录数据及原文自动化归档到档案服务器中。
自动化辅助工具包：利用OCR识别、CAD中DWG图纸批量解读、原文扫描上传等辅助工具包进行目录信息摘取、原文的批量对应上传，省时省力，达到事半功倍的效果。
优势之二：存储安全化
长久独立保存：YGAD 6.0的数据字典以跨平台的XML格式描述和管理系统中档案资源库，并与档案资源库存储、备份在一起，同生死同命运。实现档案资源库即使脱离系统软件和目录数据库，通过数据字典，依然可以查阅和管理。档案保存独立长久！
网络与客户端监控：YGAD 6.0的客户端管理可实现对系统中连接计算机的全方位监控。包括：监视各部门客户端连接档案服务器情况，即该客户端当前的状态（是否连接服务器、正在访问那些模块等）；控制各部门客户端与服务器的连接情况，可实现断开或启用客户端与服务器的连接，以及删除和创建客户端等操作；查看用户或客户端的权限及日志情况。监管无时不在！
精细的权限控制：YGAD 6.0的权限管理可精细到文件级和数据字段级的赋权，通过角色、组和用户的管理，实现按照全宗、部门、档案类别、功能模块、业务流程、操作类型、档案资源等多方面完成权限的分配。
全方位的日志跟踪：YGAD 6.0的日志痕迹管理可详细记载系统用户在系统中的操作痕迹，如该用户什么时间，用哪台计算机，登录了系统的哪个模块，进行了哪些操作。操作的类型包括查看、下载、上传、打印、添加、删除、修改等，并可详细记录操作类型（查看、下载、上传、打印、添加、删除、修改）的内容信息，如将那条信息做了修改，修改前是什么，修改后变为什么。一切操作尽在掌握！
备份恢复：YGAD 6.0的备份恢复可实现系统目录数据库及电子原文的硬盘增量备份和恢复，以及光盘异地增量备份和恢复；支持数据备份为数据库文件及EXCEL文件；支持手动备份和服务器自动备份。资源保护有备无患！
格式批量封装、数字水印：YGAD6.0格式批量封装，在电子原文进入档案资源库以前按照国际标准对电子原文进行PDF封装，并添加数字水印，对电子原文进行双层防护。
优势之三：管理科学化
资源库管理：YGAD6.0将档案资源与档案目录数据独立存储，保障电子原文即使脱离原档案数据库，仍可以通过元数据进行访问。并且对档案资源可基于本企业的业务流程进行配置管理，做到“你有我新”的管理方式。
元数据管理：YGAD 6.0 提供元数据的全面有序管理，实现档案不同形态（纸质形态、电子形态、备份光盘中的电子形态和原始移交的电子形态等）基本属性集、背景属性集、关联属性集等元数据的统一管理。
版本管理：YGAD 6.0提供完整的原文管理解决方案，一条目录可对应几个电子原文，一个电子原文可具备几个版本，不同版本间可进行追溯查询。
光盘利用：YGAD 6.0的光盘利用主要实现档案管理系统中各类档案资源的光盘打包刻录功能，系统可自动计算光盘容量及设备是否正常，并可打印光盘标签，光盘打包刻录完成后，用户可异地查询光盘内存储的信息资源，系统控制查询、下载、打印等操作的权限。光盘利用模块为企业业务人员在异地使用档案资源提供了途径，扩大了档案资源的使用范围和服务方式。
借阅管理：YGAD6.0通过一站式登录到档案网络中，视图化对当前库房的借阅情况进行分色的展示（A色文件没有被借阅、B色文件已经借出并且没有可借阅的、C色文件借出，但还有可借阅的），还可以对当前借出、已归档、借阅历史、使用率等进行管理，并追溯到审批单；对超期未归档的纸质档案进行催还提醒，打印催还单，实时掌握档案借阅动态。
报表管理：YGAD 6.0提供报表管理功能，实现企业档案部门日常工作使用的各类报表的打印功能，YGAD 6.0系统中已集成各类通用报表近百种，并内嵌报表编辑工具，用以支持用户自定义报表。
统计管理：YGAD6.0提供通用性强、准确率高，操作简单的统计汇报，输出打印的功能，用户可以灵活的配置统计方案，同时提供详细的统计，包括当前有库存总数、总页数、总卷数、原文数目，无原文数据、档案的借阅率等。
优势之四：利用便捷化
基于业务流程的分层检索：YGAD6.0基于企业业务的管理流程，对项目资源、设备资产、财务凭证、报表台账、产品结构树等业务数据进行阶段性检索。
视图化的图形分层检索：YGAD6.0提供视图化的资源展现，将资源按工程项目、阶段、种类等不同的方式，图形化地展现在档案网络，保障资源在第一时间为客户所用。
灵活方便的多功能检索机制：YGAD6.0提供了多功能、全方位的检索，包括全文检索、跨档案类检索、模糊检索、高级检索、常规检索等，资源查找快捷方便。
优势之五：服务人性化
主动性专题推送：实现档案信息资源专题化的主动推送服务。区别于传统的档案馆被动借阅的模式，通过档案馆对档案信息资源的主动打包推送的方式，在保障了档案资源的利用安全前提下，更及时有效的发挥了档案信息资源的价值。网络化的借阅、审批：实现企业非公开档案的信息资源的借阅利用。YGAD6.0客户端的权限控制系统，精密、严谨的控制档案资源的浏览、查看权限。权限内的档案资源可以查看；对于权限范围以外的非公开档案资源，需按照严格的审批流程进行网上借阅，外加方便的上线提示功能（需审核的文件、已经通过或驳回的文件），审批通过后，保存借阅审批单，开放临时定期档案利用权限，到期后自动关闭。最大化的为档案使用者提供最优、最方便的服务。
狭义的数字档案馆指其中的个体档案馆，其含义除了馆藏档案数字化的工作外，还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程，代表的是一种信息环境和基础设施的构建（包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立）。它包括：
1．接收应归档的电子文件及其元数据，并对立档单位的电子文件工作流程实施在线监督和控制，以及时获取电子文件，防止重要文件的流失；
2．将现有馆藏档案数字化，实现数字化档案资源在网上的发布和传递；
3．支持对馆藏各种档案实体的自动化管理；
4．支持以网络连接行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏，能够提供分散于不同地区的档案信息资源，实现档案信息资源共享；
5．组织对数据的有效访问和查询，使用户可以通过网络对数字化档案信息（包括目录、索引和全文）进行查阅。